1、确定目的和主题：

在策划年会时，首先要明确年会的主题和目的，如果拥抱环节是为了表达团队之间的情感联系和感谢，那么就要确保整个年会的氛围都围绕这个主题展开。

2、制定详细计划：

制定一个详细的计划，包括何时进行拥抱环节、在哪里进行、如何进行等，确保所有细节都得到妥善安排，以便在年会当天顺利进行。

3、创意设计：

为了让拥抱环节更加特别和难忘，可以尝试一些创意设计，可以设计一个“感恩时刻”的环节，让员工们依次走上舞台，与同事们一一拥抱，表达感激之情，或者可以设计一个“团队合影”的环节，大家手挽手或肩并肩地站在一起，共同完成一张合影，留下美好的回忆。

4、音乐和灯光配合：

音乐和灯光是营造氛围的重要元素，在拥抱环节中，可以选择一些温馨、感人的音乐，配合适当的灯光效果，营造出温馨、感人的氛围。

5、引导员工参与：

鼓励员工积极参与拥抱环节，让他们感受到团队之间的温暖和关爱，可以在年会前进行宣传，提醒员工们准备好表达感激之情和团结合作的精神。

6、记录美好瞬间：

在拥抱环节中，可以请专业摄影师或使用专业设备记录下这个美好的瞬间，这些照片或视频可以用于后续的宣传和纪念。

年会策划中的拥抱环节是一个很好的机会，让员工们感受到团队之间的温暖和关爱，增强团队凝聚力和归属感，通过精心策划和准备，可以让这个环节更加特别和难忘。